Wohnungsübergabe bei Einzug: Protokoll für Vermieter (2026)

Was ist die Wohnungsübergabe bei Einzug?

Die Wohnungsübergabe bei Einzug ist der Termin, bei dem du dem Mieter die Wohnung übergibst und ihr gemeinsam den Zustand festhaltet. Das Ergebnis ist das Übergabeprotokoll für den Einzug: die schriftliche Aufnahme des Ausgangszustands – welche Zählerstände gelten, wie viele Schlüssel den Besitzer wechseln und welche Mängel schon vorhanden sind.

Das Wichtigste vorweg: Ein Übergabeprotokoll beim Einzug ist gesetzlich nicht Pflicht. Aber es ist dein wichtigstes Beweismittel. Denn die Beweislast für den Zustand der Wohnung bei der Übergabe liegt bei dir als Vermieter – und ohne unterschriebenes Einzugsprotokoll lässt sie sich beim späteren Auszug kaum erfüllen.

Dieser Ratgeber behandelt gezielt die Übergabe beim Einzug. Den allgemeinen Aufbau und die Übergabe beim Auszug findest du im Ratgeber Übergabeprotokoll für Vermieter.

Warum das Einzugsprotokoll über die Kaution entscheidet (§§ 538, 551 BGB)

Beim Auszug gilt: Für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch – die normale Abnutzung – haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB). Leichte Laufspuren, kleine Kratzer oder verblasste Wandfarbe nach Jahren sind keine Schäden.

Willst du beim Auszug etwas von der Kaution einbehalten (§ 551 BGB), musst du beweisen, dass ein echter Schaden vorliegt, dass er über die normale Abnutzung hinausgeht und dass er während der Mietzeit entstanden ist. Genau diesen Vergleich liefert nur das Einzugsprotokoll: Es belegt, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. Fehlt es, kannst du nicht zeigen, dass ein Mangel beim Auszug neu ist – und dein Anspruch scheitert an der Beweislast.

Achtung: Ohne unterschriebenes Einzugsprotokoll trägst du die volle Beweislast für den ursprünglichen Zustand der Wohnung. Im Streit um die Kaution verlierst du dann regelmäßig – selbst wenn der Schaden tatsächlich vom Mieter stammt –, weil du den Ausgangszustand nicht belegen kannst.

Checkliste: Was du beim Einzug festhältst

1. Datum und Ort der Übergabe sowie die Namen von Vermieter und Mieter.
2. Zählerstände für Strom, Gas und Wasser – beidseitig abgelesen und im Protokoll notiert. Sie sind die Grundlage für die spätere Nebenkostenabrechnung.
3. Anzahl der übergebenen Schlüssel je Art (Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage) – jede Art einzeln. Das ordnet später Nachschlüssel und Austauschkosten zu.
4. Zustand Raum für Raum: Wände, Böden, Fenster, Bad, Küche, Einbauten.
5. Jeder vorhandene Mangel einzeln und konkret beschrieben – Lage, Art, Umfang. Was hier nicht vermerkt ist, gilt später als mangelfrei übergeben.
6. Fotos zu jedem Raum und jedem Mangel, datiert.
7. Unterschrift beider Parteien am Ende.

Einzugsprotokoll und Auszugsprotokoll – was sich unterscheidet

	Beim Einzug	Beim Auszug
Zweck	Ausgangszustand festhalten	Veränderungen feststellen
Zählerstände	Startwerte erfassen	Endwerte erfassen
Mängel	vorhandene Mängel notieren (entlasten den Mieter)	neue Schäden notieren (Grundlage für Einbehalt)
Schlüssel	Ausgabe dokumentieren	Rückgabe prüfen
Beweiswert	belegt den Anfangszustand	belegt den Endzustand

Erst beide Protokolle zusammen ergeben den Vergleich, auf dem ein Kautionseinbehalt rechtlich tragfähig ruht. Das Einzugsprotokoll ist dabei die Hälfte, die viele Vermieter vergessen – und ohne die der Auszug nichts beweist.

Häufige Fehler beim Einzug

• Kein Einzugsprotokoll – beim Auszug fehlt dann der Vergleichsmaßstab.
• Zählerstände nicht erfasst – Streit über Verbrauch und Nebenkosten ist vorprogrammiert.
• Mängel zu vage beschrieben („Kratzer im Wohnzimmer“ statt Lage, Größe, Foto).
• Schlüsselzahl fehlt – Nachschlüssel und Austauschkosten lassen sich nicht zuordnen.
• Nur eine Unterschrift – ein einseitiges Protokoll hat kaum Beweiswert.

Mit HausMaus geht das einfacher

HausMaus führt die Übergabe beim Einzug Schritt für Schritt durch. Du wählst die Art der Übergabe (Einzug oder Auszug), nimmst die Zählerstände für Strom, Wasser und Heizung sowie die Anzahl der Schlüssel direkt in der App auf, dokumentierst den Zustand Raum für Raum und hältst jeden vorhandenen Mangel mit Fotos fest. Beide Parteien unterschreiben digital, und das fertige Protokoll wird in den Dokumenten-Vault gespeichert – griffbereit als Beweismittel, wenn es beim Auszug um die Kaution geht.

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